Документы для инженера по охране труда

Документы для инженера по охране труда

Одна из задач инженера по охране труда на предприятии — организация документооборота, который будет удобен для него и других сотрудников. Для этого необходимо создать основной фонд нормативных актов, а затем его систематизировать и постоянно контролировать. Есть разделение, какие документы должны быть у специалиста по охране труда, а какие на рабочих местах. Иногда с этим возникает путаница, но ситуацию можно исправить при помощи полезных рекомендаций.

Виды документации для инженера по охране труда

У инженера по охране труда (или в службе, как структурном подразделении) должна храниться не вся документация. Также не в его компетенции разработка всех инструкций, журналов, отчетов и актов — часть этих обязанностей возложена на других сотрудников. Инженер по ОТ участвует в организации этих процессов, контролирует выполнение, дает рекомендации. Он может быть одним из лиц, с которыми согласовывают проекты перед окончательным оформлением. Есть определенный перечень документов специалиста по охране труда, который должен храниться у него либо в службе:

  • положения по охране труда (о службе, СУОТ, обучении и т. д.);
  • программы обучения, инструктажей;
  • журнал регистрации вводного инструктажа;
  • протоколы проверки знаний;
  • перечень нормативно-правовых актов по охране труда, которые действуют в отношении предприятия;
  • акты, отчеты, предписания проверок и другая документация, связанная с этим;
  • планы и отчеты о мероприятиях по улучшению условий труда;
  • копии приказов по предприятию о назначении ответственных;
  • докладные записки.

То есть в этот перечень входит то, что не предназначено для использования непосредственно на рабочих местах. В наличии должны быть нормативно-правовые акты (законы, постановления, правила) в распечатанном виде. Вся документация, которую он хранит, доступна и другому персоналу, а для сохранности оригиналов можно выдавать копии. Ее можно вести как в бумажном, так и в электронном виде, для удобства многие крупные компании используют программное обеспечение с автоматическим выполнением заданных функций.

Документы для работы инженера по охране труда необходимо регулярно пересматривать. На это есть несколько причин, к примеру, изменения в нормативно-правовых актах или введение в действие новых. Организационная структура и штатное расписание также влияет на пересмотр и обновление, ведь положения и другая документация во многом основывается именно на ней и действующих правилах.

Документы по охране труда на рабочих местах — это инструкции, которые описывают правила безопасности для сотрудников. Проведение инструктажей, за исключением вводного, регистрируется в соответствующем журнале, а он хранится у руководителя подразделения или иного уполномоченного лица. Учет аварийных ситуаций, выдача и контроль за состоянием СИЗ происходит по аналогичному сценарию. Здесь описаны процессы, происходящие непосредственно на рабочих местах, что и определяет их хранение там же.

Правила оформления и номенклатура документации

На каждом предприятии есть собственные правила делопроизводства, инструкции и положения. Часть позиций (инструкции, положения) создаются по типовым, утвержденным нормативно-правовыми актами. В приложениях к ним зачастую есть унифицированные бланки журналов, актов, отчетов и других регистрационных документов. Правила внутреннего делопроизводства регламентируют не только оформление, но и утверждение, визирование.

Целесообразно создать номенклатуру нормативных документов инженера по охране труда. Это решение облегчит ведение дел, упорядочит информацию о сроках и местах хранения, ответственных лицах. Ее можно сделать отдельной, например, если служба по ОТ большая, как и объем документации на объекте. Или объединить с общей по предприятию и подавать информацию делопроизводителям из общего административного отдела об изменениях. Номенклатуру дел по охране труда оформляют в виде таблицы с такими графами:

  • номер дела (обозначение документации);
  • полное название;
  • место и срок хранения;
  • должность и фамилия ответственного за хранение (разработку).

Можно сделать дополнительные графы для примечаний, в которые заносят различные заметки и особенности. Иногда указывают объем или количество страниц, структурное подразделение и другую информацию. Вид номенклатуры также зависит от установленных правил делопроизводства в компании. Например, при наличии системы менеджмента качества по ISO 9001 документация проходит многоступенчатую разработку и утверждение, имеет специальный индекс для идентификации. Номенклатуру при необходимости переводят в электронный вид.

Быстрая подготовка и актуализация

Документы специалиста по охране труда периодически пересматривают и обновляют, поэтому ее состояние и актуальность необходимо постоянно контролировать. Иначе внутренний аудит или проверка инспекторами принесет негативные последствия — от замечаний на планерке до серьезных штрафов на должностное лицо. Как быстро подготовить все необходимые позиции? Можно обновить основу нормативного фонда и заказать положения, инструкции, приказы и журналы в готовом виде. Оформление документации в комплекте займет всего несколько дней, а вы сэкономите несколько месяцев и массу ресурсов.